Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяОбучение сотрудниковПреимущества и недостатки централизованной и децентрализованной базы знаний

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной базы знаний

Содержание

В статье расскажем, чем систематизированная и централизованная база знаний отличается от базы знаний, в которой нет четкой структуры. Вы узнаете про из преимущества и недостатки.

Корпоративная база знаний — это система, предназначенная для хранения, организации и распространения информации и знаний внутри компании. Она включает в себя документы, процедуры, часто задаваемые вопросы, лучшие практики и другие ресурсы, которые помогают сотрудникам эффективно выполнять задачи, принимать обоснованные решения и обмениваться опытом.

Как база знаний помогла компании «Интеллектуальный энергомониторинг» создать внешний отдел продаж

В зависимости от того, как база знаний организована в той или иной компании, выделяют централизованные и децентрализованные базы знаний. 

Ключевые характеристики и отличия

Централизованная база знаний: 

— все знания собраны в одном месте, как в библиотеке. Управление осуществляется одним отделом или человеком;

— доступ к информации централизованно регулируется администратором. Изменения в базу знаний вносятся через определенные процедуры и контроль;

— контроль актуальности и качества информации осуществляется одним отделом;

— обновление базы знаний может быть более медленным из-за необходимости координации и одобрения изменений;

— ответственность за точность и актуальность информации лежит на отделе или человеке, отвечающем за базу знаний.

Децентрализованная база знаний

— знания рассеяны по разным отделам или группам, как в сети библиотек. Управление распределено, каждый отдел или группа отвечает за свой раздел.

— доступ к информации часто открыт для всех, кто в ней нуждается. Редактирование базы знаний может осуществляться несколькими людьми или целыми отделами.

— актуальность и качество информации зависит от отдельных групп или отделов.

— обновление базы знаний более гибкое и быстрое, так как каждая группа может вносить изменения в свой раздел.

— как правило, никто не следит за актуальностью данных.

Подробно о том, как создать базу знаний, рассказали в статье.

Плюсы централизованной базы знаний

1. Единое управление.

Централизованная база знаний облегчает управление и администрирование, позволяя контролировать качество и актуальность информации.

2. Упрощённый доступ.

Пользователи имеют возможность легко находить и получать доступ к информации из единого источника, что экономит время и усилия.

3. Стандартизация данных.

Централизованный подход способствует унификации правил и форматов, что делает информацию более понятной и совместимой.

4. Защита данных.

Централизованная база знаний часто имеет более строгие меры безопасности и защиты данных, что снижает риск утечек информации.

5. Лёгкость в обновлении.

Обновление информации в централизованной системе происходит значительно быстрее, что позволяет поддерживать актуальность знаний.

Создать удобную и красивую централизованную базу знаний можно в инструменте Platrum:

— продуманная иерархическая структура документов, в которой невозможно потеряться, 

— удобно группировать документы в разделы, папки и категории,

— простое и быстрое управление доступами к документам и папкам. Сотрудники видят только то, что необходимо им в работе.

— отчёт руководителя по всем документам, количеству тестов, курсов и просмотров документов.

Минусы децентрализованной базы знаний

Хаос и дублирование. Информация может быть рассеяна по разным местам и дублироваться. Это может привести к путанице и невозможности найти нужные данные.

Сложность в управлении. Отслеживание актуальности и качества информации в децентрализованной системе может быть сложным.

Несовместимость форматов. Информация в разных разделах базы знаний может быть представлена в разных форматах, что усложняет поиск и использование данных.

Сложно масштабировать. Добавление новых разделов и пользователей может быть сложным и требовать дополнительных ресурсов.

Сложности в обеспечении безопасности. Распределенная структура может создавать больший риск утечки информации или несанкционированного доступа, особенно если безопасность не контролируется централизованно.

Как владелец сети бельгийских супермаркетов внедрил базу знаний и вышел из операционки 

Заключение  

Централизованная и упорядоченная база знаний – полезная вещь для любого бизнеса. Когда есть доступ ко всем нужным данным в одном месте, проще принимать решения, а сотрудники работают лучше и быстрее. Например, если у руководителя есть база знаний, где собраны все инструкции для новых сотрудников, он сможет быстро объяснить им, что делать, вместо того чтобы искать информацию по разным папкам.

Сотрудники в компаниях с централизованной БЗ работают эффективнее и тратят меньше времени на поиски. Такие компании быстрее отвечают на запросы клиентов и решают их проблемы. 

Централизованная база знаний помогает сотрудникам делиться опытом. Если кто-то решил проблему, он записывает его в базу, и другие коллеги воспользуются этой информацией. 

Систематизированная база знаний – это помощник, который не только улучшает работу внутри компании, но и помогает ей оставаться конкурентоспособной на рынке.

Также читайте: Создание базы знаний в компании

Ко всем статьям →