Содержание
В статье расскажем, чем систематизированная и централизованная база знаний отличается от базы знаний, в которой нет четкой структуры. Вы узнаете про из преимущества и недостатки.
Корпоративная база знаний — это система, предназначенная для хранения, организации и распространения информации и знаний внутри компании. Она включает в себя документы, процедуры, часто задаваемые вопросы, лучшие практики и другие ресурсы, которые помогают сотрудникам эффективно выполнять задачи, принимать обоснованные решения и обмениваться опытом.
Как база знаний помогла компании «Интеллектуальный энергомониторинг» создать внешний отдел продаж
В зависимости от того, как база знаний организована в той или иной компании, выделяют централизованные и децентрализованные базы знаний.
Ключевые характеристики и отличия
Централизованная база знаний:
— все знания собраны в одном месте, как в библиотеке. Управление осуществляется одним отделом или человеком;
— доступ к информации централизованно регулируется администратором. Изменения в базу знаний вносятся через определенные процедуры и контроль;
— контроль актуальности и качества информации осуществляется одним отделом;
— обновление базы знаний может быть более медленным из-за необходимости координации и одобрения изменений;
— ответственность за точность и актуальность информации лежит на отделе или человеке, отвечающем за базу знаний.
Децентрализованная база знаний
— знания рассеяны по разным отделам или группам, как в сети библиотек. Управление распределено, каждый отдел или группа отвечает за свой раздел.
— доступ к информации часто открыт для всех, кто в ней нуждается. Редактирование базы знаний может осуществляться несколькими людьми или целыми отделами.
— актуальность и качество информации зависит от отдельных групп или отделов.
— обновление базы знаний более гибкое и быстрое, так как каждая группа может вносить изменения в свой раздел.
— как правило, никто не следит за актуальностью данных.
Подробно о том, как создать базу знаний, рассказали в статье.
Плюсы централизованной базы знаний
1. Единое управление.
Централизованная база знаний облегчает управление и администрирование, позволяя контролировать качество и актуальность информации.
2. Упрощённый доступ.
Пользователи имеют возможность легко находить и получать доступ к информации из единого источника, что экономит время и усилия.
3. Стандартизация данных.
Централизованный подход способствует унификации правил и форматов, что делает информацию более понятной и совместимой.
4. Защита данных.
Централизованная база знаний часто имеет более строгие меры безопасности и защиты данных, что снижает риск утечек информации.
5. Лёгкость в обновлении.
Обновление информации в централизованной системе происходит значительно быстрее, что позволяет поддерживать актуальность знаний.
Создать удобную и красивую централизованную базу знаний можно в инструменте Platrum:
— продуманная иерархическая структура документов, в которой невозможно потеряться,
— удобно группировать документы в разделы, папки и категории,
— простое и быстрое управление доступами к документам и папкам. Сотрудники видят только то, что необходимо им в работе.
— отчёт руководителя по всем документам, количеству тестов, курсов и просмотров документов.
Минусы децентрализованной базы знаний
Хаос и дублирование. Информация может быть рассеяна по разным местам и дублироваться. Это может привести к путанице и невозможности найти нужные данные.
Сложность в управлении. Отслеживание актуальности и качества информации в децентрализованной системе может быть сложным.
Несовместимость форматов. Информация в разных разделах базы знаний может быть представлена в разных форматах, что усложняет поиск и использование данных.
Сложно масштабировать. Добавление новых разделов и пользователей может быть сложным и требовать дополнительных ресурсов.
Сложности в обеспечении безопасности. Распределенная структура может создавать больший риск утечки информации или несанкционированного доступа, особенно если безопасность не контролируется централизованно.
Как владелец сети бельгийских супермаркетов внедрил базу знаний и вышел из операционки
Заключение
Централизованная и упорядоченная база знаний – полезная вещь для любого бизнеса. Когда есть доступ ко всем нужным данным в одном месте, проще принимать решения, а сотрудники работают лучше и быстрее. Например, если у руководителя есть база знаний, где собраны все инструкции для новых сотрудников, он сможет быстро объяснить им, что делать, вместо того чтобы искать информацию по разным папкам.
Сотрудники в компаниях с централизованной БЗ работают эффективнее и тратят меньше времени на поиски. Такие компании быстрее отвечают на запросы клиентов и решают их проблемы.
Централизованная база знаний помогает сотрудникам делиться опытом. Если кто-то решил проблему, он записывает его в базу, и другие коллеги воспользуются этой информацией.
Систематизированная база знаний – это помощник, который не только улучшает работу внутри компании, но и помогает ей оставаться конкурентоспособной на рынке.
Также читайте: Создание базы знаний в компании